Die meisten Kliniken kaufen ein System, bevor der Prozess feststeht. Danach bildet die Software genau den Ablauf ab, der vorher nicht funktioniert hat, und der Fehler ist teurer als zuvor, weil er nun in einer Lizenz steckt.
Dieser Beitrag beschreibt die Reihenfolge, die stattdessen trägt: erst die Aufnahme der Bestellstrecke, dann die Anforderungen, dann die Auswahl, dann die Einführung. Er richtet sich an kaufmännische Direktionen, IT-Leitungen und Leitungen der Speisenversorgung.
Warum die Software selten das Problem ist
Die Speisenversorgung im Krankenhaus ist eine Kette aus Bestellung auf Station, Dokumentation von Diäten und Allergien, Produktionsplanung in der Küche, Kommissionierung, Verteilung und Retoure. Bricht die Kette an einer Stelle, zeigt sich das am Ende als falsche Tabletts, als Nachproduktion oder als Abfall.
Ein System, das auf einen ungeklärten Prozess gesetzt wird, macht den Bruch schneller und dokumentiert ihn, es behebt ihn nicht.
Die inhaltliche Klammer dazu steht in unserem Beitrag Warum Digitalisierungsprojekte in Kliniken scheitern.
Prozessaufnahme: was vor jeder Systemauswahl steht
Die Bestellstrecke von der Station bis zur Küche
Wer erfasst wann was, wie kommt eine kurzfristige Änderung in die Produktion, wie lange dauert der Weg heute, an welcher Stelle wird abgeschrieben oder abgetippt.
Diät- und Allergenlogik als Datenmodell
Diäten und Allergien sind kein Freitextfeld, sondern eine Struktur mit Regeln, Ausschlüssen und Verantwortlichkeiten. Wer diese Struktur nicht vorher definiert, lässt sie den Softwareanbieter definieren.
Schnittstellen als Anforderung, nicht als Nachgedanke
Welche Daten müssen aus dem Klinikinformationssystem kommen, welche aus der Warenwirtschaft, welche gehen zurück. Wir formulieren den Schnittstellenbedarf als Anforderung an die Anbieter. Wir programmieren keine Schnittstellen.
Vom Lastenheft zur Anbieterauswahl
Anforderungen, die Angebote vergleichbar machen
Ein Lastenheft beschreibt Prozessschritte, Datenobjekte, Rollen und Schnittstellen so konkret, dass Anbieter dieselbe Aufgabe kalkulieren. Ohne diese Grundlage vergleichen Kliniken Präsentationen statt Leistungen.
Bewertungsmatrix und Auswahlverfahren
Kriterien, Gewichtung und Bewertungslogik werden vor den Terminen festgelegt. Fachliche Abdeckung, Schnittstellenfähigkeit, Betriebsmodell, Aufwand für Stammdatenpflege und Referenzen im Klinikbetrieb werden getrennt bewertet und dokumentiert.
DSC-Consult entwickelt keine Software und betreibt keine. Wir erarbeiten die Softwarestrategie, wählen gemeinsam mit der Klinik den passenden Anbieter aus und implementieren die Fremdsoftware im Rahmen der ganzheitlichen Projektumsetzung. Unabhängig von Systemanbietern.
Einführung der ausgewählten Fremdsoftware
Stammdaten und Migration
Rezepturen, Komponenten, Diätkennzeichen, Stationsstruktur. Der Aufwand liegt fast immer in den Stammdaten, nicht in der Installation.
Parallelbetrieb und Umstellung im laufenden Betrieb
Eine Klinikküche kann nicht abschalten. Die Umstellung erfolgt stationsweise oder mahlzeitenweise, mit Rückfallebene.
Schulung, Rollen und Verantwortung nach dem Go-live
Wer pflegt Rezepturen, wer ändert Diätregeln, wer entscheidet bei Störungen. Ohne benannte Rollen fällt der Betrieb zurück.
Woran sich messen lässt, ob es gewirkt hat
Sinnvoll sind die folgenden Kennzahlen:
- Anteil fehlerhafter Tabletts
- Zeit von der Diätanordnung bis zur wirksamen Änderung in der Produktion
- Retourenquote
- Speisenabfall je Verpflegungstag
- Anzahl manueller Nacherfassungen
Die Ausgangswerte müssen vor der Einführung erhoben werden, weil sich hinterher sonst nichts belegen lässt.
Häufige Fragen
Brauchen wir zuerst die Software oder zuerst den Prozess?
Zuerst den Prozess. Die Systemauswahl setzt voraus, dass die Anforderungen bekannt sind. Wer zuerst auswählt, übernimmt die Prozesslogik des Anbieters.
Entwickelt DSC-Consult eine eigene Lösung?
Nein. DSC-Consult entwickelt und betreibt keine Software. Wir erarbeiten die Softwarestrategie, begleiten die Auswahl und implementieren die ausgewählte Fremdsoftware im Projekt.
Wer implementiert das System, der Anbieter oder die Beratung?
Beide, mit klarer Trennung. Der Anbieter verantwortet sein Produkt. DSC-Consult verantwortet Prozess, Stammdaten, Schnittstellenanforderungen, Zeitplan und die Überführung in den Regelbetrieb.
Wie lange dauert eine Einführung?
Die Dauer wird von drei Größen bestimmt, nämlich der Zahl der Stationen, dem Zustand der Stammdaten und der Zahl der Schnittstellen.
Können wir die Auswahl selbst machen und nur die Umsetzung vergeben?
Ja, das ist ein häufiger Zuschnitt. Der Nachteil ist, dass Anforderungen, die in der Auswahl nicht sauber gefasst wurden, in der Umsetzung als Change auftauchen.
Gilt das auch für die Verpflegung von Mitarbeitenden und für die Cafeteria?
Ja, die Logik ist dieselbe. Die Regelwerke unterscheiden sich, die Reihenfolge nicht.
Digitalisierung der Speisenversorgung besprechen
Dr. Julius Bornschein. Direktkontakt: jb [at] dsc-consult [dot] com